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Cómo funciona Dentura

Guía paso a paso para recepción, doctores y administradores. Cada sección se abre al tocarla; las que no aplican a tu rol aparecen atenuadas. En los ejemplos, el recuadro azul señala el botón o campo que hay que tocar en ese paso.

1 Conoce la app: iniciar sesión y moverte Recepción · Doctor · Admin

Iniciar sesión

El inicio de sesión es una hoja sobre la página pública: toca Iniciar sesión en la barra superior, escribe tu Usuario y tu Contraseña, y toca Iniciar Sesión.

Si los datos no coinciden aparece «Credenciales inválidas.»; después de varios intentos seguidos aparece «Demasiados intentos. Espera un momento e inténtalo de nuevo.»

Continuar con Google entra con la cuenta de Google cuyo correo está registrado en un usuario. Si ese correo pertenece a más de una clínica aparece la página «Selecciona la clínica con la que deseas ingresar». Si la clínica todavía no terminó su registro, verás «Tu clínica aún no termina el registro. Complétalo para entrar.»

Si ya tienes una sesión abierta, ese mismo botón cambia a Volver a la app.

Verificación en dos pasos (administradores)

Cuando un administrador la activó, o la clínica la exige, después de la contraseña aparece la página Verificación en dos pasos, que pide el código de 6 dígitos de la app autenticadora en el campo Código; también funciona un código de respaldo («Código de respaldo usado; queda uno menos.»).

La primera vez se muestra un código QR para vincular la app y, al terminar, la página Guarda tus códigos de respaldo aparece una sola vez.

Si entras con Google no se pide este código.

Los tres roles

Cada persona entra con un rol y ve solo lo que necesita:

  • Staff (recepción): fila de espera, pacientes, cobros, caja y calendario de toda la clínica.
  • Doctor (DX): sus propias citas, expediente y diagramas; no maneja caja ni cobros.
  • Administrador: todo lo anterior, más usuarios y la configuración de la clínica.

La barra de navegación

En el teléfono, recepción y administrador ven la barra fija de abajo con Inicio, Calendario, Buscar, Caja y Más. Los doctores ven Inicio, Buscar, Calendario y Más (no manejan caja).

En computadora, recepción y administrador ven la barra de arriba con Inicio, Buscar, Cuentas, Caja y Calendario (el administrador ve también Ventas y Usuarios). Los doctores solo ven Inicio, Buscar y Calendario. Todas terminan en Configuración, Ayuda y Salir, siempre visibles.

No hay una pestaña de Pacientes: a un paciente se llega con Buscar o tocándolo en la fila o el calendario.

Buscar un paciente

Toca Buscar (o usa Ctrl+K o la tecla /) para abrir la hoja «Buscar paciente por nombre…»; escribe al menos 2 letras — los acentos no importan.

Cada resultado muestra el ID, el nombre, el teléfono y el botón Ver Perfil. Al pie, el botón Nuevo paciente abre el registro (sección 4).

La hoja busca solo por nombre.

Cerrar sesión

En computadora toca Salir; en el teléfono, MásCerrar sesión.

Las sesiones se cierran solas después de 24 horas y también una vez al día, de noche (no depende de la hora de cierre configurada); una sesión vencida muestra «Tu sesión expiró. Vuelve a iniciar sesión.» y regresa a la hoja de inicio de sesión.
Esta guía sigue con otras 14 secciones — desde una cita agendada hasta cerrar la caja o revisar los documentos legales — que están en el índice de arriba.
Dentura funciona igual en teléfono, tableta y computadora; los ejemplos de esta guía se ven como en el teléfono.
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2 Paciente con cita: el día completo Recepción · Doctor · Admin

Así se ve la visita de un paciente de principio a fin. Cada cita pasa por estos estados:

Los tres contadores de Inicio significan: Registrados = esperando al doctor, Con DX = en el sillón, Dados de Alta = terminados.

Antes de la cita: el recordatorio

Los recordatorios están apagados de forma predeterminada. Si el administrador activó Recordatorios de cita en Configuración → Notificaciones y el paciente tiene correo registrado y sus notificaciones activas, recibe un correo un día antes a la Hora de envío configurada. Al agendar, editar o cancelar la cita no se envía ningún correo.

Paso 1 — El paciente llega: Check-In

Las citas de hoy aparecen solas en Inicio («Fila de Espera»). Cuando el paciente llegue, toca Check-In:

El Inicio del administrador es la página Actividad, sin fila. Para hacer Check-In y Check-Out como administrador escribe la dirección /home/ en el navegador; ahí verás la misma fila que recepción.

La cita cambia a Esperando DX: el paciente ya está en la sala de espera.

Cancelar en la fila cancela la cita de inmediato, sin preguntar.

Paso 2 — Pasa con el doctor: Con DX

Cuando el paciente pase al sillón, toca Con DX en la misma tarjeta. La cita cambia a En Progreso. El doctor ve su propia fila en su Inicio («Mis Citas») y puede hacer estos mismos pasos.

Paso 3 — Diagnosticar y registrar el trabajo

Abre el perfil del paciente (Ver Perfil) y toca DiagramasOdontograma para marcar el diagnóstico y el tratamiento diente por diente — el detalle completo está en la sección 8.

Para un tratamiento sin diente asociado (una consulta, una limpieza general), usa Ver PerfilHistorial de TratamientosAgregar — también detallado en la sección 7.

Los tratamientos que se agregan desde el odontograma o el perfil aparecen ese mismo día en Cuentas para cobrarse, pero no cargan saldo a la cuenta del paciente. El único paso que crea el cargo es el Check-Out de la cita.

Paso 4 — Notas de la visita

Desde Ver PerfilExpedienteEvolución, escribe en «Agregar nota…» bajo el tratamiento o diagnóstico correspondiente, o en «Agregar nota general…» arriba de todo para una nota suelta con fecha. Las notas se agregan; no se editan después (detalle completo en la sección 7).

Paso 5 — El paciente termina: Check-Out

De vuelta en Inicio, toca Check-Out:

Al hacer Check-Out la cita queda Completado y se crea el cargo por el costo de la cita en la cuenta del paciente. Si se toca dos veces, la app responde «Esta cita ya fue procesada.» y no duplica el cargo.

Paso 6 — Cobrar: Registrar Pago

Toca Registrar Pago (también puedes cobrar desde Cuentas — sección 10). Revisa el Monto a cobrar y elige el método:

Tarjeta: registra el pago sin pedir caja; el cobro real lo haces en tu terminal bancaria.

Efectivo: exige la caja abierta (sección 11) — si está cerrada, la app lo avisa y te lleva a abrirla — y entonces abre Pago en Efectivo para contar los billetes y monedas que recibes.

Agregar a cuenta: confirma «¿Dejar el pago pendiente en la cuenta de María López?» y no cobra nada en ese momento: el cargo completo queda pendiente en la cuenta del paciente (sección 10) y se genera un recibo de pago pendiente.

Monto a cobrar viene lleno con lo que falta por pagar; escribe una cantidad menor para dejar un pago parcial. La próxima vez que abras el cobro de ese paciente, el mismo cuadro muestra «Pagado a la fecha: $600.00 · Restante: $200.00».

Al registrar el pago se genera un recibo que se abre en una pestaña nueva como enlace para compartir; copia esa dirección para enviarla — la app no lo manda por correo ni lo reenvía.

Nota: este paso lo hace recepción o el administrador; los doctores no cobran.

Paso 7 — Agendar la próxima cita

Agenda la siguiente visita desde Calendario — el detalle de crear, editar y cancelar una cita está en la sección 6. Igual que la primera vez, agendar, editar o cancelar no envía ningún correo; solo llega el recordatorio automático del día anterior, si está activado.

Lo que no hace: no hay reembolsos ni anulación de pagos desde la app; cancelar una cita ya completada no borra el cargo; no se envía correo al agendar.
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3 Paciente sin cita Recepción · Doctor

Cuando alguien llega sin cita, se agrega directo a la fila del día — no hace falta pasar por el calendario.

En Inicio, toca Sin Cita (arriba a la derecha).

Los tres campos son obligatorios. El paciente debe existir ya: si no está en la lista, regístralo primero (sección 4) y vuelve. La lista de doctores solo muestra a los que están libres en ese momento; cuando no hay ninguno, el selector dice «No hay doctores disponibles».

Al tocar Agregar a la Cola la cita aparece en la fila ya en Esperando DX (no hace falta Check-In) con una duración de una hora. De ahí sigue igual que la sección 2: Con DX, Check-Out y el cobro (sección 2, Paso 6).
En el Inicio del doctor el campo Doctor no aparece: la cita queda a su nombre.
Lo que no hace: no se puede crear un paciente desde esta ventana; la cita sin cita no se refleja en Google Calendar.
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4 Registrar un paciente y agendar su primera cita Recepción · Doctor

Paso 1 — Abrir el registro

Toca Buscar y, al pie de la ventana, Nuevo paciente. Se abre Registro de Paciente. (También llegas ahí escribiendo la dirección /patients/ y tocando Nuevo.)

Paso 2 — Llenar la ficha

Los datos esenciales son obligatorios; el resto se puede completar después.

Obligatorios: Nombre, Primer Apellido, Fecha de Nacimiento, Sexo, Número de Teléfono y Correo Electrónico. Todo lo demás es opcional.

Si la fecha de nacimiento indica que el paciente es menor de edad, aparece además el bloque Representante legal (paciente menor de edad), que pide Nombre completo, Parentesco y Tipo de representación — los tres obligatorios; Teléfono y Correo del representante quedan opcionales.

Al tocar Enviar, la app abre el perfil del paciente. No se envía ningún correo.

Si tu plan llegó a su límite de pacientes, el registro se rechaza con el aviso «Llegaste al límite de N pacientes de tu plan…». Nada se borra; el administrador puede ampliar el plan en Configuración → Paquete.

Paso 3 — Completar el historial

En el perfil recién creado, el botón principal Completar Perfil abre el Cuestionario de Salud en cinco pasos — Antecedentes Patológicos, Antecedentes Familiares, Estilo de Vida y Medicación, Historial Odontológico y Signos Vitales — con botones Anterior, Siguiente y Guardar. El cuestionario se guarda solo mientras avanzas; solo tocar Guardar en el último paso marca el expediente como completo. Responder «No» en una condición borra el detalle que tenía escrito.

Como alternativa, si el portal del paciente está activo, usa Enviar registro para que el paciente llene su historial y firme sus consentimientos desde su teléfono (sección 5).

La píldora Expediente del perfil muestra Incompleto o Completo según el estado del cuestionario.

Paso 4 — Agendar la primera cita

Ve a CalendarioNueva cita. Si tenías el calendario abierto antes de registrar, recárgalo: la lista de pacientes se llena al abrir la página.

El detalle completo de agendar, editar y cancelar una cita está en la sección 6.

Lo que no hace: el registro no crea cartas de consentimiento (sección 9) ni envía correos; los datos de contacto se corrigen después desde Configuración del paciente (sección 12).
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5 Enlace de registro para el paciente Recepción · Doctor
Disponible sólo si Dentura activó el portal del paciente para tu clínica; si no ves el botón, no está activo.

Lo que hace la clínica

En el perfil toca Enviar registro (o Reenviar registro si ya hay una invitación). Se envía de inmediato, sin confirmación, al correo del paciente con el asunto «Completa tu registro en <clínica>». Sin correo: «Este paciente no tiene correo registrado.».

Bajo los botones queda la línea «Invitación enviada por … · fecha» con · abierta (ya verificó su fecha de nacimiento), · cancelada (el enlace quedó sin efecto — por ejemplo, la invitación anterior a un reenvío se ve así) o · completada. Reenviar cancela el enlace anterior.

Lo que ve el paciente

  1. Botón Completar mi registro en el correo; el enlace vence en 14 días.
  2. Página Completa tu registro: confirma su Fecha de nacimiento (5 intentos fallidos bloquean 15 minutos).
  3. Si es menor sin representante, captura al representante.
  4. Tu privacidad: acepta el aviso y los consentimientos obligatorios (la cláusula de transferencias es opcional).
  5. Seis pasos, «Paso N de 6»: Datos personales · Contacto y dirección · Motivo y antecedentes · Alergias y medicación · Familia y estilo de vida · Historial odontológico; lo que la clínica ya capturó aparece como «Registrado por la clínica» y no se puede cambiar; se guarda solo.
  6. Finalizar → «¡Listo! Gracias.». Al terminar, el perfil muestra Expediente: Completo.
Lo que no hace: si el enlace venció o se reenvió, el paciente ve «Este enlace ya no está disponible…»: reenvíalo desde el perfil. No hay envío por SMS ni WhatsApp.
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6 Agendar, editar y cancelar citas Recepción · Doctor · Admin

Ver el calendario

En Calendario hay cuatro vistas: Hoy, Mes, Semana y Día. En computadora abre en Mes; en el teléfono abre directo en Día.

Recepción y el administrador ven las citas de todos los doctores; un doctor ve solo las suyas.

El Calendario del administrador es una página de reporte, sin botón Nueva cita: muestra las tarjetas Citas de Hoy y Canceladas Hoy, y la lista Todas las Citas (Activas) con un botón Cancelar por fila. Para agendar, el administrador abre el calendario de recepción escribiendo la dirección /calendar/.

Agendar

Toca Nueva cita, o toca directamente un espacio vacío del calendario, para abrir la hoja Crear Nueva Cita con estos campos, todos obligatorios:

  • Paciente — lista alfabética, sin buscador dentro de la hoja.
  • Tratamiento — al elegirlo rellena la Duración (minutos) con la del tratamiento.
  • Doctor
  • Fecha
  • Duración (minutos) — de 5 a 480, en pasos de 5.
  • Hora — solo aparecen las horas libres de ese doctor dentro del horario de la clínica, en pasos de la duración de cita configurada.

Para terminar, toca Guardar Cita.

El costo de la cita queda fijado con el precio del catálogo en ese momento.
No hay campo de notas en la cita.
El doctor sólo puede agendar para sí mismo.

Editar

Toca la cita en el calendario para abrir Detalles de la Cita, con Paciente, Tratamiento, Doctor, Fecha y Estado. Toca Habilitar Edición para poder cambiar Tratamiento, Doctor, Fecha, Hora y Duración, y termina con Guardar Cambios.

El paciente no se puede cambiar; cambiar el tratamiento no cambia el costo ya fijado (cancela y vuelve a agendar si necesitas otro precio).
Si la cita ya pasó, la hoja muestra «Esta cita ya pasó y no puede modificarse.» y no deja editarla.

Cancelar

Toca Cancelar Cita y confirma «¿Cancelar esta cita? Esta acción no se puede deshacer.». También puedes cancelar desde la lista del administrador y desde la fila de Inicio (ahí no pide confirmación).

La cita desaparece del calendario; si ya estaba completada, el cargo en la cuenta se conserva. No hay estado de «no asistió»: se registra cancelando.

Google Calendar

Los doctores y los administradores pueden reflejar sus citas en un calendario Dentura - Citas dentro de su cuenta de Google, activándolo desde ConfiguraciónIntegraciones (sección 14). La sincronización es de un solo sentido, de Dentura hacia Google: lo que cambies directamente en Google Calendar no modifica la agenda de la clínica.

Lo que no hace: no se envía correo al agendar, editar ni cancelar; el recordatorio automático es el único correo (sección 2); no se pueden arrastrar citas en el calendario.
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7 Expediente: evolución, historial clínico y archivos Recepción · Doctor · Admin

En el perfil del paciente, el botón Expediente abre la hoja Expediente clínico con tres accesos: Historial Clínico (formulario de intake médico, se abre en una pestaña nueva), Consentimientos (cartas de consentimiento firmadas — sección 9) y Evolución (notas clínicas por visita).

Hoja de Evolución

La hoja Hoja de Evolución muestra una línea de tiempo con lo más reciente arriba. Cada tarjeta trae una insignia Tratamiento, Diagnóstico o Nota: los tratamientos completados, el odontograma, el periodontograma y las fichas alimentan esta línea de tiempo automáticamente.

Arriba de todo está el campo Agregar nota general… para dejar una nota que no depende de ningún tratamiento. Bajo cada tarjeta de Tratamiento o Diagnóstico hay un Agregar nota… propio: cada nota nueva se agrega al final, nunca reemplaza ni edita lo que ya estaba escrito.

Firmar nota aparece solo en las tarjetas de Diagnóstico y Nota, nunca en las de Tratamiento (un tratamiento se firma con su carta de consentimiento — sección 9). Abre la libreta Firma del paciente o su representante; el paciente o su representante dibuja su firma con el dedo y toca Guardar firma. La nota queda entonces como «Firmada por el paciente el …» (o por el representante legal, si el paciente es menor de edad).

Solo las notas que se agregan bajo un tratamiento se suman a los comentarios de ese tratamiento y por eso también se ven en el perfil del paciente y en el Historial Clínico impreso; una nota agregada bajo un diagnóstico se queda únicamente en la Hoja de Evolución.

Historial Clínico (imprimir)

Historial Clínico abre en una pestaña nueva una página con formato de impresión, sin los menús de la app: Información del Paciente, antecedentes personales y familiares, estilo de vida y medicación, historial odontológico, Signos Vitales y el Historial de Tratamientos completo.

El botón Imprimir abre el diálogo de impresión del navegador; Dentura no genera un PDF por su cuenta.

Corregir los comentarios de un tratamiento

En Historial de Tratamientos, toca Ver Detalles en la tarjeta del tratamiento; en la hoja que se abre, el campo Comentarios se puede editar y Guardar Cambios reemplaza el texto completo. Usa esta vía solo para corregir un comentario existente — para dejar una nota de la visita, agrégala desde Evolución.

Archivos

La sección Documentos del Paciente tiene una zona para soltar archivos: «Arrastra archivos aquí o toca para seleccionar». Se aceptan jpg, png, webp, heic, pdf, dcm, zip, los formatos de Office (Word, Excel, PowerPoint), txt y csv, con un máximo de 100 MB por archivo; lo que subas cuenta contra el almacenamiento contratado del plan. Cuando tu clínica tiene configurado Google Drive aparece también Importar de Google Drive.

Cada archivo de la lista trae cuatro acciones: Ver abre un visor con zoom — ahí solo los doctores pueden dibujar anotaciones sobre el archivo y tocar Guardar; los demás roles lo ven de solo lectura. Descargar baja el archivo tal cual se subió. Detalles abre la hoja Detalles del archivo con Nombre, Etiquetas, Notas y Actividad.

El icono de basura elimina el archivo; antes pide confirmar «¿Está seguro que desea eliminar este archivo?». Borrar un archivo es permanente y cualquier rol puede hacerlo, no solo quien lo subió.

Lo que no hace: las notas de evolución no se editan ni borran; borrar un archivo no se deshace; el archivo descargado conserva el nombre interno, no el que se ve en la lista.
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8 Odontograma y periodontograma Doctor

En el perfil del paciente, el botón Diagramas abre la hoja Diagramas dentales con hasta cinco entradas: Odontograma («Dentición adulta»), Odont. pediátrico («Dentición infantil») y Periodontograma («Encías y soporte») — incluidos en todos los planes —, y Ficha de Ortodoncia y Ficha de Endodoncia, que solo aparecen si tu clínica las contrató como complemento. En el teléfono, el tablero del odontograma y del periodontograma gira solo a horizontal para dar más espacio; el resto de la guía del día — Check-In, Con DX, Check-Out — está en la sección 2.

Odontograma

El tablero muestra el hint Toca un diente para registrar. Al tocar una zona del diente (o su número) se abre la hoja «Diente NN · Cuadrante N» con botones de zona Todo · Arriba · Abajo · Izq. · Der. (la zona tocada ya viene marcada) y las pestañas Diagnóstico (la que abre primero) y Tratamiento.

La pestaña Diagnóstico lista el catálogo de diagnósticos —es el mismo para todas las clínicas y no se edita—; la pestaña Tratamiento lista el catálogo propio de tu clínica con su precio («$<costo>»; se administra en Configuración → Tratamientos, sección 14). Elige un elemento, escribe una Nota (opcional) y toca Agregar (deshabilitado hasta elegir algo). Cada Agregar guarda de inmediato: no hay guardado global ni autoguardado — si cierras la hoja sin tocar Agregar, solo se pierde lo que habías seleccionado.

En el tablero, los diagnósticos pintan la zona en colores cálidos y los tratamientos en colores fríos; un punto sobre la zona indica que tiene más de un registro. El ícono de bote de basura de cada registro pregunta «¿Eliminar el diagnóstico "<nombre>"?» o «¿Cancelar el tratamiento "<nombre>"?». Un tratamiento con pagos ya registrados no se puede cancelar desde aquí: «Este tratamiento tiene movimientos de pago; adminístralo desde Pagos.»

Los tratamientos que se agregan desde el odontograma o el perfil aparecen ese mismo día en Cuentas para cobrarse, pero no cargan saldo a la cuenta del paciente. El único paso que crea el cargo es el Check-Out de la cita.

Periodontograma

Un paciente sin exámenes muestra «Este paciente aún no tiene exámenes periodontales.» y el botón Crear primer examen; con exámenes ya creados, la barra ofrece Nuevo, que pregunta «¿Iniciar el nuevo examen con los datos del más reciente como punto de partida?» con Copiar datos o En blanco.

La captura se hace por cuatro bandas (vestibular y palatino/lingual, superior e inferior) con seis puntos por diente, fila por fila: Movilidad, Furca, Sangrado, Placa, Supuración, MG (margen — en el teléfono doble toque cambia el signo), PS (profundidad de sondeo) y NIC (se calcula solo: PS − MG). Escribir un valor avanza a la siguiente celda automáticamente.

Arriba se leen en vivo los índices Sangrado %, Placa %, PS med y NIC med.

El examen se guarda solo, sin ningún botón: la burbuja del encabezado muestra Guardando… y luego Guardado.

Finalizar bloquea el examen para siempre y agrega una línea a la Evolución del paciente (sección 7). El bote de basura solo elimina exámenes abiertos; uno ya finalizado no se puede borrar. El ícono de impresora abre la vista de impresión del examen en una pestaña nueva; el selector Comparar superpone las medidas de un examen anterior como referencia.

Fichas de ortodoncia y endodoncia

Ficha de Ortodoncia: pestañas Diagnóstico y Tratamiento. Nueva abre una valoración marcando hallazgos diente por diente; Nueva visita registra la aparatología puesta y Guardar visita la agrega como línea histórica. Todo se guarda solo mientras trabajas, y cada ficha tiene su propia vista de impresión.

Ficha de Endodoncia: se elige el diente y, si no tiene caso abierto, Iniciar caso lo crea con sus conductos; dentro del caso, Agregar sesión registra cada visita y Completar lo bloquea como caso cerrado. También se guarda solo y tiene su propia vista de impresión.

Lo que no hace: el odontograma no tiene vista de impresión; el catálogo de diagnósticos no se edita (el de tratamientos sí, en Configuración → Tratamientos).
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9 Cartas de consentimiento Recepción · Doctor · Admin

Cuándo aparece

Cuando el paciente tiene tratamientos y ninguna carta general vigente, el perfil (sección 4) muestra la pastilla «N tratamiento(s) sin carta de consentimiento»: tócala, o entra por ExpedienteConsentimientos. La página se abre en una pestaña nueva con el encabezado Consentimiento informado.

Cualquier rol puede capturar la carta — no hace falta ser doctor; el doctor que se elige en el formulario es quien firma como doctor tratante.

Llenar la carta

Elige el Tipo de carta: «Carta de consentimiento informado — tratamiento dental» (la habitual), «Autorización de fotografías, radiografías y registros clínicos», «Hoja de egreso voluntario», «Hoja de alta / condiciones de alta» o «Constancia de abandono de tratamiento» (esta última solo la firma el doctor). Después elige el Doctor tratante.

Cambiar cualquiera de los dos selects recarga la página y borra lo que hayas escrito — elige primero el tipo y el doctor, y llena el resto después.

Si el paciente es menor de edad, la carta la firma su representante: aparece ya registrado, o se captura ahí mismo con Nombre completo del representante, Parentesco, Tipo de representación y Teléfono del representante. En egreso, alta o abandono se agregan tres campos de texto: Fase en la que queda el tratamiento, Tratamiento o cuidados pendientes y Motivo / observaciones. El texto de la carta en sí es fijo, no se edita.

Firmar

Digital (modo por defecto): dos libretas para dibujar la firma con el dedo, una para Paciente / Representante legal y otra para Doctor tratante, cada una con su botón Borrar. Al terminar, toca Firmar y congelar la carta.

Papel: marca la casilla «Firma en papel — imprime la carta, fírmenla y sube el escaneo», que oculta las libretas y muestra Imprimir carta. Imprime, fírmenla en papel y sube el escaneo con Registrar carta escaneada — acepta PDF, JPG o PNG, máximo 10 MB.

Después de firmar

Aparece el aviso «Carta firmada y congelada.» y la carta se suma a la lista Cartas registradas, con su estado: Vigente, Revocada o Sustituida por la carta #N, y los botones PDF y Revocar.

Una carta nueva del mismo tipo sustituye a la anterior automáticamente. Revocar no pide confirmación y no se puede deshacer.
Lo que no hace: no hay carta por procedimiento — la carta general cubre todo el plan de tratamiento. La página se abre en otra pestaña; vuelve con el navegador para seguir en el expediente. La firma de una nota de Evolución (sección 7) es aparte y no reemplaza estas cartas.
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10 Cobrar: pagos, recibos y cuenta del paciente Recepción · Admin

Dónde cobrar

En computadora, el menú de arriba tiene Cuentas; en el teléfono, toca MásCuentas. Se abre Pagos, con la sección Citas de Hoy: solo las citas de hoy ya completadas, cada una con su estado — Pagado / En cuenta / Pago Parcial / Sin pagar — y un botón Pagar cuando falta algo por cobrar.

El mismo selector de método de pago aparece también en la fila de Inicio, con el botón Registrar Pago (sección 2, Paso 6).

Tarjeta

Toca Tarjeta. El Monto a cobrar viene lleno con lo que falta por pagar — escribe una cantidad menor para dejar un pago parcial. El recibo se abre solo en una pestaña nueva. No hace falta la caja abierta: el cobro real lo haces en tu terminal bancaria.

Efectivo

Toca Efectivo para abrir Pago en Efectivo. Si la caja está cerrada, la hoja muestra Caja Cerrada y el botón Abrir Caja (sección 11) — sin caja abierta no se puede registrar. Con la caja abierta, cuenta lo que recibiste en Pesos (MXN) o Dólares (USD) con los botones + y de cada denominación; la app va sumando Recibido y calculando el Cambio a devolver. El Tipo de Cambio que aparece arriba se puede ajustar, pero solo para este pago.

Cuando hay cambio que devolver aparece un panel extra Cambio entregado: cuenta ahí los billetes y monedas que le regresas al paciente — deben coincidir con el Cambio a devolver hasta el centavo, o la app avisa que no coinciden.

Agregar a cuenta

Toca Agregar a cuenta para no cobrar nada en ese momento: la app confirma «¿Dejar el pago pendiente en la cuenta de María López?» y, al aceptar, la cita queda con el estado En cuenta — el cargo completo pasa a la cuenta del paciente para cobrarse otro día.

El recibo

Al registrar un pago con Tarjeta o Efectivo, o al dejarlo con Agregar a cuenta, la app genera un recibo que se abre solo en una pestaña nueva, como enlace público válido por 30 días. La app no lo envía por correo ni lo reenvía: copia esa dirección de la pestaña para compartirla por el canal que prefieras.

El recibo muestra Concepto, Metodo de pago, el estado (Pagado / Pago parcial / Pago pendiente), el detalle de billetes y monedas cuando fue en efectivo, y el Saldo restante si todavía queda algo pendiente.

Solo el administrador puede apagar un enlace antes de que expire, desde el perfil del paciente en ConfiguraciónEnlaces de reciboDesactivar (sección 12). Después de eso el enlace deja de abrir.

Cuenta del paciente

Cada paciente tiene una cuenta con su saldo: los cargos suman deuda y los pagos la abonan. Sirve para planes de tratamiento largos, anticipos o cobros fuera de una cita — y aquí queda también el saldo que dejaste pendiente con Agregar a cuenta o un pago parcial (sección 2, Paso 6).

Busca al paciente en Cuentas de Pacientes (por Nombre, ID o Teléfono) y toca Ver Cuenta — también se llega tocando Ver Cuenta desde el perfil del paciente. Arriba se ve el Saldo Actual: un saldo positivo significa que el paciente debe.

El Historial de Transacciones se filtra con Desde / Hasta y Filtrar. Para sumar una transacción a mano, toca Agregar Transacción:

Cargo = el paciente debe más (por ejemplo, un plan de tratamiento). Pago = el paciente abona. Métodos: efectivo, tarjeta de crédito o débito, transferencia, cheque u otro.

Un Pago en Efectivo abre el mismo Pago en Efectivo de arriba y también necesita la caja abierta. Ninguna transacción de cuenta genera un recibo — el recibo solo se crea al cobrar una cita.

Todas las transacciones quedan en el Historial de Transacciones, con fecha, tipo y método.

Ventas (administrador)

Solo el administrador ve Ventas en el menú de arriba (o Más → Ventas en el teléfono): la página muestra Ingresos del Día con las tarjetas Citas Completadas e Ingresos Efectivo, y más abajo Cortes Pasados, la lista de las últimas cajas cerradas con un botón Ver Detalle por fila (sección 11).

Lo que no hace: no hay reembolsos, anulaciones, descuentos ni edición de transacciones; los pagos con transferencia se registran desde la cuenta del paciente; los doctores no cobran.
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11 Caja: abrir, movimientos, tipo de cambio y cerrar Recepción · Admin
La caja es el efectivo físico. Hay una caja por clínica: quien la abre y quien la cierra puede ser distinta persona. Sin caja abierta no se pueden cobrar pagos en efectivo; los pagos con tarjeta no la necesitan. Los doctores no manejan caja.

Abrir

En Caja, si no hay ninguna abierta ves la página Caja cerrada. Toca Abrir caja para ir a Conteo inicial: expande Pesos (MXN) y/o Dólares (USD) y cuenta con los botones +/− de cada denominación (no hay un campo para escribir un monto). Revisa Fondo en pesos / Fondo en dólares y toca Abrir caja.

Abrir con conteo en cero es válido.

La página cambia a Caja #N · Abierta, con el Fondo inicial, la tarjeta Efectivo esperado en caja y los cuatro botones de esta sección.

Ingresos y retiros

Toca Registrar ingreso / retiro y elige el Tipo de movimiento: Ingreso de efectivo a la caja o Retiro de efectivo de la caja. El campo Nota / motivo es opcional. Cuenta los billetes y monedas y toca Registrar movimiento.

Un gasto en efectivo se registra como retiro.
Los pagos en efectivo se registran solos en la caja, como Pago (entrada) y, si hay cambio, Cambio (salida).

Tipo de cambio

Toca Tipo de cambio, escribe la Nueva tasa (MXN por USD) y toca Guardar Cambio. Se aplica a todo pago en efectivo desde ese momento (si nunca se ha configurado, la tasa por defecto es 20.00). Abajo queda el Historial de Cambios.

El cajero todavía puede ajustar la tasa para un solo pago dentro de Pago en Efectivo (sección 10).

Ver movimientos

Toca Ver movimientos para abrir Movimientos de caja: Fecha, Tipo, Nota y Monto (MXN), con lo más reciente arriba; los dólares aparecen convertidos a pesos. No hay filtros.

Sin ninguna caja abierta, la página muestra la última cerrada; los turnos anteriores están en Ver cierres anterioresVer.

Cerrar

Toca Cerrar caja y contar: compara Efectivo esperado contra tu Conteo físico y revisa el Descuadre por moneda (negativo = faltante, positivo = sobrante). Toca Cerrar caja — no pide confirmación y la caja ya no se puede reabrir.

El resumen Caja #N muestra el Balance de cierre (Esperado / Contado / Descuadre para pesos y dólares) y los movimientos del turno. El administrador ve los cierres en Ventas → Cortes Pasados.

Lo que no hace: no hay forma de justificar o aprobar un descuadre, editar o borrar un movimiento, ni reabrir una caja cerrada.
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12 Configuración del paciente Recepción · Doctor · Admin

Desde el perfil del paciente (sección 4), el botón Configuración abre una página propia de ese paciente: notificaciones, mensajes, corrección de datos y su expediente exportable. Los tres roles pueden entrar; no todos ven los mismos botones.

Los dos interruptores de esta página.

Notificaciones

Notificaciones por correo controla el recordatorio automático de cita. Al apagarlo, confirma «¿Desactivar las notificaciones por correo para este paciente? No recibirá recordatorios ni mensajes.» → Desactivar.

Comunicaciones informativas controla los mensajes personalizados y registra la oposición del paciente a recibirlos. Al apagarlo, confirma «¿Registrar la oposición del paciente a esta finalidad? Dejará de aplicarse.» → Registrar oposición.

Sin correo registrado, ambos interruptores quedan deshabilitados, pero solo Notificaciones por correo cambia su descripción a «Sin correo registrado — el paciente no puede recibir notificaciones»; la de Comunicaciones informativas se ve igual, solo apagada.
El interruptor de nivel clínica está en Configuración → Notificaciones (sección 14, solo admin) y enciende o apaga el recordatorio automático para todos los pacientes a la vez — apagado de forma predeterminada.

Mensaje al paciente

Desde el perfil, MensajeCorreo (es el único canal) abre Componer Mensaje directo — así envía cualquier rol, incluido el doctor, que no tiene este botón en su fila de Inicio. Recepción tiene además un atajo desde la fila de Inicio (el administrador también, si entra a la fila escribiendo /home/): ahí el mismo botón pregunta primero el tipo — Recordatorio de Cita (abre con el texto ya listo, solo falta tocar Enviar) o Mensaje Personalizado.

Sin adjuntos, plantillas, vista previa ni copia — solo Para, Asunto y Mensaje.

Se bloquea con «El paciente se opuso a recibir comunicaciones informativas (configuración del paciente).» si Comunicaciones informativas está apagada, o con «El paciente no tiene correo registrado» si no tiene correo.

Corregir datos de contacto

En Configuración del paciente, la sección Rectificación de datos tiene la disclosure Corregir identificación o contacto: al abrirla aparecen cinco campos ya llenos con lo que hay guardado — Nombre completo, Fecha de nacimiento, Teléfono, Correo y Dirección — edita el que necesites y toca Aplicar rectificación. Aviso de éxito: «Rectificación aplicada y registrada.»

Esta es la única forma de corregir los datos de contacto de un paciente. Un campo que dejas en blanco se ignora — no se puede vaciar un dato desde aquí. Los datos clínicos, en cambio, nunca se sobreescriben: se corrigen agregando una nota nueva (secciones 7 y 8).

Consentimientos y exportar

La misma página lista los Consentimientos del paciente — Aviso de privacidad, Datos sensibles de salud, Datos financieros y Transferencias (interconsultas) — cada uno con su fecha; el administrador puede Revocar cualquiera. Estos consentimientos los firma el paciente en su portal (sección 5, paso «Tu privacidad»); la hoja de registro en la clínica no los captura. Las cartas de consentimiento clínico son otra cosa: sección 9.

Sección Expediente (solo administrador y doctor): Exportar expediente (ZIP), PDF y JSON descargan el expediente completo del paciente en el acto. Resumen clínico genera un PDF congelado con firma del estomatólogo, y exige ligarlo a una solicitud escrita del paciente (o anotar su referencia) antes de generarlo.

La sección Expediente se ve para los tres roles, pero si recepción toca alguno de sus botones la app la rechaza con un aviso de permiso denegado.

Sección Enlaces de recibo (solo administrador): lista los últimos recibos con su estado y, por fila, Desactivar — el enlace queda inservible de inmediato.

Lo que no hace: no hay enlace para que el paciente se dé de baja solo: lo apaga la clínica aquí. El mensaje personalizado no lleva adjuntos ni plantillas.
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13 Usuarios Admin

Solo el administrador puede crear, editar o borrar las cuentas del equipo, desde Más → Usuarios en el teléfono, o directo en Usuarios en la barra de arriba en computadora.

Crear un usuario

Toca Nuevo y llena los datos. Todos los campos son obligatorios.

Contraseña: «Se guarda cifrada; solo se define al crear el usuario.». Después, cada quien la cambia desde su propio perfil (sección 14).

Al crear la cuenta, la persona recibe el correo «Se creó tu cuenta».

Editar

En la lista, cada usuario tiene Editar, que abre la hoja Editar usuario: el nombre de usuario no se puede cambiar; nombre completo, correo, teléfono y rol sí.

Al editarte a ti mismo, el campo Rol se bloquea: no puedes cambiar el rol de tu propia cuenta. Las contraseñas no se cambian aquí; cada usuario cambia la suya desde su perfil (sección 14). Si algo cambió, la persona recibe el correo «Tu cuenta fue actualizada» en su correo anterior, aunque en esta misma edición hayas cambiado el correo por uno nuevo.

Borrar

Toca Borrar y confirma «¿Eliminar al usuario «X»? Esta acción no se puede deshacer.». No puedes borrar tu propia cuenta: tu propia fila no muestra el botón Borrar, y si lo intentaras de otra forma la app responde «No puedes eliminar tu propia cuenta.». La persona recibe el correo «Tu cuenta fue eliminada».

Borrar un usuario no borra su historial: las citas y trabajos ya registrados a su nombre se conservan tal cual.

Lo que no hace: no hay límite de usuarios por plan; borrar un usuario no reasigna sus citas.
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14 Configuración de la clínica Admin

En Más → Configuración en el teléfono (o directo en Configuración en la barra de arriba en computadora) hay dos bloques: General (Clínica, Tratamientos, Notificaciones, Paquete y Legal — solo admin, Legal en la sección 15) y Perfil (tu cuenta — todos los roles; Integraciones para doctores y admin).

Clínica

Campos: Nombre de la clínica, Dirección, Teléfono, Correo de la clínica, Apertura, Cierre, Zona horaria y Duración de cita (15 / 30 / 45 / 60 minutos), más el interruptor Guía de primeros pasos. Termina con Guardar cambios («Datos de la clínica guardados.»).

Apertura, cierre y duración de cita definen la cuadrícula del calendario (sección 6); la zona horaria controla cómo se muestra cada hora en toda la app; el correo de la clínica recibe los avisos legales y ARCO; nombre, dirección y teléfono aparecen en recibos y correos salientes.
Cambiar la zona horaria no mueve las citas guardadas, sólo cómo se muestran.

Tratamientos

Filas Tratamiento · Precio · Minutos. Agregar tratamiento suma una fila en blanco; la quita una fila. Termina con Guardar cambios («Tratamientos guardados.»; si se guarda el catálogo vacío: «Registra al menos un tratamiento.»).

El precio se fija en cada cita al agendarla; cambiarlo aquí afecta sólo citas nuevas. Renombrar un tratamiento deja las citas nuevas con precio 0 hasta que se corrija.

Notificaciones

Interruptor Recordatorios de cita («Correo automático a los pacientes un día antes de su cita») y el selector Hora de envío. Termina con Guardar cambios («Configuración de notificaciones guardada.»).

Los recordatorios están apagados de forma predeterminada. Este interruptor sólo afecta el recordatorio automático; no cambia recibos, mensajes manuales ni invitaciones.

Paquete

En Demo aparece Cambiar a Start: con cobro activo, junto con el selector de plan se abre el complemento con Facturación, Almacenamiento adicional y Fichas clínicas, más la casilla de autorización del cargo recurrente. En Gratis el plan lo administra Dentura, sin botones. En Start hay medidores Pacientes activos y Almacenamiento usado, los botones Administrar facturación y Cancelar suscripción (sin penalización), un bloque Complementos con Guardar complementos, y si hay una propuesta de precio, Aceptar la propuesta.

Integraciones (doctores y admin)

Toca Conectar Google Calendar y marca el permiso de calendario al autorizar. Al volver aparece «Google Calendar conectado…» y se crea un calendario Dentura - Citas dentro de la cuenta de Google. La sincronización es de un solo sentido, de Dentura hacia Google; para dejar de reflejar citas usa Desconectar.

Perfil todos los roles

Campos Correo electrónico y Número de teléfono, más el bloque opcional Cambiar contraseña (Contraseña actual, Nueva contraseña, Confirmar nueva contraseña — déjalos en blanco si no quieres cambiarla). Termina con Guardar cambios.

Tu nombre completo y tu nombre de usuario sólo los cambia un administrador (sección 13).

Verificación en dos pasos todos los roles

Bajo Seguridad, en la misma página de Perfil: Activar MFA muestra un código QR y pide el código de 6 dígitos, y al terminar muestra los códigos de respaldo una sola vez. Desactivar MFA pide un código vigente. Los administradores ven además, bajo Política de la clínica, la casilla «Exigir verificación en dos pasos a TODOS los administradores de esta clínica», que se aplica al marcarla y les pedirá activarla en su próximo inicio de sesión. Cualquier rol puede activarla, pero el código solo se pide a los administradores al iniciar sesión.

Guía de primeros pasos

La tarjeta Primeros pasos con tu clínica aparece en el inicio de cada rol con cuatro pasos que se marcan solos conforme se completan. El administrador puede tocar Ocultar guía para quitarla de toda la clínica; el interruptor Guía de primeros pasos en Clínica la vuelve a mostrar.

Lo que no hace: sin Stripe activo, Paquete sólo ofrece el cambio gratuito a Start. La hora del recordatorio no está en Clínica sino en Notificaciones.
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